Stand: 29. Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Sebastian Wlodarczyk
handelnd unter der Geschäftsbezeichnung ZuschussWerk

Mittlere Mühle 8
73066 Uhingen
Deutschland

Telefon: +49 (0) 152 2532 4690
E-Mail: hallo@sebastian-wlodarczyk.de

2. Datenschutz-Ansprechpartner

Ein formeller Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.

Ansprechpartner für Datenschutzanfragen ist:

Sebastian Wlodarczyk
E-Mail: hallo@sebastian-wlodarczyk.de

3. Zweck und Umfang der Plattform

ZuschussWerk bietet insbesondere folgende Funktionen an:

1. automatisierte Vorprüfung möglicher Förderprogramme;
2. Prüfung der Förderfähigkeit von Unternehmen, Selbstständigen, Privatpersonen, Produkten und Dienstleistungen;
3. Prüfung von Anbieter-, Berater- und Zertifizierungsvoraussetzungen;
4. Berechnung möglicher Förderhöhen;
5. Benutzerkonten und persönliche Förderakten;
6. geführte Erstellung von Förderanträgen und Dokumentenpaketen;
7. Unterstützung bei Einreichung und Statusverfolgung;
8. persönliche Förderberatung und Terminbuchung;
9. Zahlungsabwicklung und Rechnungserstellung;
10. Partner-Widgets, Embed-Lösungen und API-Zugänge;
11. Vermittlung geeigneter Berater, Anbieter und Zertifizierungsunternehmen;
12. KI-gestützte Dokumenten-, Kommunikations- und Prozessunterstützung.

4. Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden insbesondere auf folgenden Grundlagen verarbeitet:

1. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen;
2. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
3. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage berechtigter Interessen, insbesondere an Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und wirtschaftlichem Betrieb;
4. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einer freiwilligen Einwilligung;
5. Art. 9 Abs. 2 DSGVO, wenn ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden und hierfür eine zulässige Rechtsgrundlage besteht.

5. Hosting und E-Mail-Infrastruktur

Die Website, die Datenbank und die E-Mail-Infrastruktur werden bei folgendem Anbieter betrieben:

STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland

STRATO verarbeitet im Rahmen des Hostings und der E-Mail-Bereitstellung insbesondere:

1. IP-Adressen;
2. Serverprotokolle;
3. Website- und Datenbankinhalte;
4. Benutzer- und Vertragsdaten;
5. hochgeladene Dokumente;
6. E-Mail-Inhalte;
7. technische Kommunikationsdaten.

Mit STRATO besteht beziehungsweise wird vor dem Produktivbetrieb eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. STRATO stellt hierfür eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung bereit.

Für den E-Mail-Versand und -Empfang sind standardmäßig die verschlüsselten STRATO-Dienste vorgesehen:

1. SMTP über smtp.strato.de;
2. IMAP über imap.strato.de;
3. verschlüsselte SSL-/TLS-Verbindungen.

6. Serverprotokolle

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet:

1. IP-Adresse;
2. Datum und Uhrzeit;
3. aufgerufene URL;
4. Referrer;
5. Browser und Betriebssystem;
6. HTTP-Status;
7. übertragene Datenmenge;
8. technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Plattform. Serverprotokolle werden grundsätzlich nach 14 Tagen gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

7. Cookies und lokale Speichertechnologien

ZuschussWerk verwendet technisch erforderliche Cookies und lokale Speichertechnologien, um insbesondere:

1. Sitzungen aufrechtzuerhalten;
2. Benutzer anzumelden;
3. bereits beantwortete Fragen zwischenzuspeichern;
4. Förderprüfungen fortzusetzen;
5. Zahlungen und Buchungen zuzuordnen;
6. Sicherheitseinstellungen zu speichern;
7. Einwilligungen zu dokumentieren.

Technisch nicht erforderliche Analyse- oder Marketingfunktionen werden nur nach vorheriger Einwilligung aktiviert. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich, soweit der Zugriff unbedingt notwendig ist, um einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen.

8. Fördercheck und Selbstauskunft

Im Rahmen eines Förderchecks können insbesondere verarbeitet werden:

1. Sitz, Wohnort oder Betriebsstätte;
2. Bundesland und Region;
3. Rechtsform;
4. Branche und wirtschaftliche Tätigkeit;
5. Unternehmensalter;
6. Beschäftigtenzahl und Vollzeitäquivalente;
7. Umsatz und Bilanzsumme;
8. verbundene Unternehmen;
9. Beschäftigungs-, Ausbildungs- und Berufsstatus;
10. Art, Kosten und Umfang des Vorhabens;
11. Projekt-, Vertrags- und Bestellstatus;
12. Informationen zu Weiterbildung, Beratung, Investition oder Forschung;
13. vorhandene Zertifizierungen, Zulassungen und Anbieterqualifikationen.

Soweit keine Speicherung, Kontaktaufnahme oder kostenpflichtige Leistung gewünscht wird, kann der Fördercheck grundsätzlich anonym oder pseudonym durchgeführt werden.

9. Automatisierte Förderauswertung

Die Eingaben werden durch eine regelbasierte Entscheidungs- und Berechnungsengine ausgewertet. Mögliche Einstufungen sind:

1. geeignet;
2. wahrscheinlich geeignet;
3. bedingt geeignet;
4. nicht geeignet;
5. nicht abschließend prüfbar;
6. derzeit nicht verfügbar.

Die Auswertung stellt keine behördliche oder rechtlich verbindliche Entscheidung dar.

Rechtlich oder wirtschaftlich erhebliche Erklärungen, endgültige Förderanträge, verbindliche Signaturen oder Änderungen von Bankdaten werden nicht ausschließlich auf Grundlage einer automatisierten Entscheidung vorgenommen.

10. Benutzerkonten

Bei Registrierung und Nutzung eines Kontos werden insbesondere verarbeitet:

1. Name;
2. E-Mail-Adresse;
3. Unternehmen;
4. Rolle und Berechtigungen;
5. Passwort in gehashter Form;
6. Login- und Sicherheitsinformationen;
7. gespeicherte Förderprüfungen;
8. gebuchte Leistungen;
9. Förderakten;
10. Termine;
11. Rechnungen und Zahlungen.

11. Förderakten und Dokumente

Bei Antrags-, Dokumenten- oder Beratungsleistungen können insbesondere verarbeitet werden:

1. Unternehmens- und Personendaten;
2. Förderantragsdaten;
3. Vollmachten;
4. Angebote und Rechnungen;
5. Jahresabschlüsse;
6. betriebswirtschaftliche Unterlagen;
7. Beschäftigteninformationen;
8. Förderformulare;
9. behördliche Korrespondenz;
10. Bescheide;
11. Verwendungsnachweise;
12. hochgeladene Signaturen;
13. Bearbeitungs- und Statusinformationen.

Dokumente werden zugriffsgeschützt und der jeweiligen Förderakte zugeordnet. Sie werden nicht öffentlich in der WordPress-Mediathek bereitgestellt.

Nutzer sollen besondere Kategorien personenbezogener Daten nur hochladen, wenn diese für das jeweilige Förderverfahren erforderlich und ausdrücklich angefordert wurden.

12. Unterschriften

Nutzer können eine Unterschrift:

1. mit Maus oder Touch zeichnen;
2. als PNG-, WebP- oder JPG-Datei hochladen;
3. zuschneiden;
4. vom Bildhintergrund befreien;
5. in ein Dokument einsetzen.

Eine grafisch eingefügte Unterschrift ist nicht automatisch eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur. ZuschussWerk weist beim jeweiligen Förderverfahren darauf hin, welche Signaturform erforderlich ist.

Eine Signatur wird nur dauerhaft für weitere Dokumente gespeichert, wenn der Nutzer dies ausdrücklich aktiviert.

13. KI-gestützte Verarbeitung

ZuschussWerk kann die API von OpenAI einsetzen, um beispielsweise:

1. Förderrichtlinien zu strukturieren;
2. Dokumente zu klassifizieren;
3. Antragsentwürfe zu erstellen;
4. E-Mails zusammenzufassen;
5. Statusänderungen vorzuschlagen;
6. Formulare vorzubereiten;
7. Informationen aus Dokumenten in Datenfelder zu übertragen;
8. programmspezifische Abläufe vorzubereiten.

Vorgesehener Anbieter ist:

OpenAI Ireland Limited
1st Floor, The Liffey Trust Centre
117–126 Sheriff Street Upper
Dublin 1, D01 YC43
Irland

API-Daten werden nach Angaben von OpenAI standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet, sofern keine ausdrückliche Freigabe erfolgt. Standardmäßige Missbrauchsüberwachungsprotokolle können bis zu 30 Tage gespeichert werden.

Personenbezogene Daten werden nur übermittelt, soweit dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist. Soweit möglich, werden Daten minimiert oder pseudonymisiert.

KI-Ausgaben werden nicht ungeprüft als verbindliche Förderentscheidung, Unterschrift oder behördliche Erklärung verwendet.

14. Automatisierte Antragseinreichung und KI-Agenten

Je nach Förderprogramm und gebuchter Unterstützungsstufe kann ZuschussWerk:

1. Antragsdaten erfassen;
2. Dokumente erzeugen;
3. Formulare vorbefüllen;
4. Förderportale bedienen;
5. Unterlagen hochladen;
6. Statusinformationen abrufen.

Eine automatische Einreichung erfolgt nur, wenn:

1. sie für das Förderprogramm technisch und rechtlich vorgesehen ist;
2. eine erforderliche Vollmacht vorliegt;
3. der Kunde die Antragsdaten geprüft und freigegeben hat;
4. keine persönliche Authentifizierung entgegensteht.

Verbindliche Erklärungen und endgültige Einreichungen können eine zusätzliche Kundenfreigabe erfordern.

15. Fallbezogene E-Mail-Kommunikation

Für einzelne Förderakten kann eine fallbezogene ZuschussWerk-E-Mail-Adresse verwendet werden.

Eingehende Nachrichten können:

1. der Förderakte zugeordnet;
2. an den Kunden weitergeleitet;
3. archiviert;
4. auf Fristen oder Anhänge geprüft;
5. durch eine KI zusammengefasst;
6. als möglicher Statuswechsel gekennzeichnet werden.

Der Kunde wird darüber informiert, wenn eine ZuschussWerk-Adresse als Korrespondenzadresse in einem Förderantrag eingesetzt wird.

16. Kontaktaufnahme

Bei Kontakt per Formular, E-Mail oder Telefon werden insbesondere verarbeitet:

1. Name;
2. Kontaktdaten;
3. Inhalt und Zeitpunkt der Anfrage;
4. Kommunikationsverlauf;
5. gegebenenfalls die zugehörige Förderprüfung oder Förderakte.

17. Terminbuchung und Google Calendar

Für Terminbuchungen werden insbesondere verarbeitet:

1. Name;
2. E-Mail-Adresse;
3. Unternehmen;
4. gebuchte Leistung;
5. Datum und Uhrzeit;
6. Informationen zum Beratungsanlass.

Zur Prüfung von Verfügbarkeiten und zur Erstellung oder Änderung von Terminen besteht eine Verbindung zu Google Calendar.

Anbieter:

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland

18. Zahlungsabwicklung durch Mollie

Zahlungen werden über folgenden Zahlungsdienstleister verarbeitet:

Mollie B.V.
Keizersgracht 126
1015 CW Amsterdam
Niederlande

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

1. Name;
2. Rechnungsanschrift;
3. E-Mail-Adresse;
4. Betrag und Währung;
5. Bestell- und Rechnungsnummer;
6. Zahlungsart;
7. Zahlungsstatus;
8. Transaktionsdaten.

Mollie handelt bei der Durchführung von Zahlungstransaktionen als regulierter Zahlungsdienstleister weitgehend in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit.

ZuschussWerk erhält grundsätzlich nur die für Zuordnung, Freischaltung, Rechnung und Buchhaltung erforderlichen Zahlungsinformationen.

19. Rechnungen und Buchhaltung

Für Rechnungen werden verarbeitet:

1. Name oder Firma;
2. Rechnungsanschrift;
3. gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID;
4. bestellte Leistung;
5. Netto-, Steuer- und Bruttobetrag;
6. Zahlungsart und Zahlungsstatus;
7. Rechnungsnummer.

Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt. Handels- und Geschäftsbriefe können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren unterliegen.

20. Partner-Widgets, Embeds und APIs

ZuschussWerk kann auf Webseiten von Partnern als iFrame, Widget oder API eingebunden werden.

Je nach Konfiguration kann der Partner:

1. eine Förderprüfung bereitstellen;
2. Produkte oder Dienstleistungen vorauswählen;
3. Ergebnisse anzeigen;
4. Anfragen und Leads erhalten;
5. Nutzer zu eigenen Leistungen weiterleiten.

Vor einer Übertragung von Kontaktdaten wird angezeigt:

1. wer die Daten erhält;
2. zu welchem Zweck die Übermittlung erfolgt;
3. ob ZuschussWerk oder der Partner Kontakt aufnimmt.

Je nach konkreter Gestaltung können ZuschussWerk und der Partner:

1. getrennt Verantwortliche;
2. gemeinsam Verantwortliche;
3. Auftraggeber und Auftragsverarbeiter

sein. Die jeweilige Rollenverteilung wird vertraglich festgelegt.

21. Anbieter- und Beraterverzeichnis

Anbieter können Profile mit folgenden Angaben anlegen:

1. Name und Unternehmen;
2. Kontaktdaten;
3. Regionen;
4. Förderprogramme;
5. Fachgebiete;
6. Zertifizierungen und Zulassungen;
7. Preise und Verfügbarkeit;
8. Nachweisdokumente.

Öffentliche Profilangaben werden erst nach Freigabe veröffentlicht. Nicht öffentliche Nachweise werden nur zur Prüfung der Anbieterqualifikation verwendet.

22. Automatisierte E-Mail-Kommunikation

ZuschussWerk versendet insbesondere:

1. Registrierungsbestätigungen;
2. Förderergebnisse;
3. Zahlungs- und Rechnungsbestätigungen;
4. Terminbestätigungen;
5. Hinweise zu Förderakten;
6. Unterlagenanforderungen;
7. Statusänderungen;
8. Sicherheitsnachrichten.

Marketingkommunikation erfolgt nur nach gesonderter Einwilligung oder im Rahmen einer gesetzlich zulässigen Bestandskundenkommunikation.

23. Eingesetzte externe Dienstleister

Externe Dienstleister:

Sebastian Wlodarczyk ist als Einzelunternehmer der Verantwortliche und nicht sein eigener Auftragsverarbeiter.

24. Drittlandübermittlungen

Einzelne Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Drittlandübermittlungen erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere aufgrund:

1. eines Angemessenheitsbeschlusses;
2. geeigneter Garantien;
3. Standardvertragsklauseln;
4. einer sonstigen gesetzlichen Grundlage.

OpenAI weist für Übermittlungen außerhalb des EWR insbesondere auf Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln hin.

25. Speicherdauer

Folgende Standardfristen sind vorgesehen:

Gesetzliche, vertragliche oder förderprogrammspezifische Aufbewahrungspflichten können längere Fristen erfordern.

26. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf:

1. Auskunft;
2. Berichtigung;
3. Löschung;
4. Einschränkung der Verarbeitung;
5. Datenübertragbarkeit;
6. Widerspruch;
7. Widerruf einer Einwilligung;
8. Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Datenschutzanfragen können an hallo@sebastian-wlodarczyk.de gerichtet werden.

27. Zuständige Aufsichtsbehörde

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart

28. Datensicherheit

ZuschussWerk setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere:

1. verschlüsselte Datenübertragung;
2. rollenbasierte Zugriffsrechte;
3. Mandantentrennung;
4. geschützte Dokumentenablage;
5. Protokollierung wesentlicher Vorgänge;
6. Zugriffsbeschränkungen;
7. Sicherheitsüberwachung;
8. regelmäßige Backups;
9. Schutz von API-Schlüsseln und Zugangsdaten.

29. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Rechtsgrundlagen oder Verarbeitungsabläufe ändern.